كيف تتم متابعة تقارير المراجعة الداخلية … ؟!!
د. جمال شحات
نظرا لأن خدمات المراجعة الداخلية تنتهي إلى ملاحظات ونتائج ومقترحات وتوصيات بأفعال معينة ويتم ذكر ذلك كله فى تقرير المراجعة الداخلية ولكن لايتوقف دور ادارة المراجعة الداخلية الى هذا الحد بل يجب متابعة ماتم ذكره فى هذه التقارير وعليه فإن المعايير المهنية تتطلب متابعة تقرير الملاحظات مع الإدارة المعنية.
وقد تضمن معيار المتابعة النقاط الأساسية التالية:
1- يجب على المراجعين الداخليين القيام بالمتابعة للتأكد من اتخاذ الإجراء المناسب المترتب على نتائج المراجعة التي تم التقرير عنها . ويجب على المراجعين الداخليين التأكد من أن الإجراء التصحيحي الذي تم اتخاذه يحقق النتائج المرغوب فيها، أو أن الإدارة قد قررت تحمل مخاطر عدم اتخاذ إجراء تصحيحي لما أظهرته نتائج المراجعة التي تم التقرير عنها.
2- يجب تحديد المسئولية عن المتابعة في دليل المراجعة الداخلية المعتمد.
3- قد تكون بعض النتائج التي تم التقرير عنها من الأهمية بحيث تستدعي اتخاذ إجراء فور ي من جانب الإدارة. ويجب مراقبة هذه الظروف من قبل المراجعين الداخليين حتى يتم تصحيحها نظرًا للأثر الذي قد تتركه على المنشأة.
4- يجب على المراجعين الداخليين التأكد من أن الإجراءات التي تم اتخاذها بشأن نتائج المراجعة تعالج الأمور ذات العلاقة.
وتتم عمليات المتابعة عادة باتباع الآتى:
1- تعيين مسئول محدد داخل وحدة المراجعة الداخلية يكون مسئولا عن عمليات المتابعة والتواصل مع الإدارات المعنية ، ويكون حلقة الاتصال بين فريق العمل والإدارات الأخرى.
2- يجب أن يكون مسئول الاتصال على دراية وفهم لكل الملاحظات الواردة بالتقرير.
3- يجب أن يتولى الشخص المسئول رفع التقرير بعد اعتماده من إدارة المراجعة الداخلية إلى الإدارة المعنية فى المواعيد المحددة.
4- يفضل أن يقوم المسئول بعقد اجتماع بعد فترة من تسليم التقرير مع المسئولين فى الإدارة المعنية لمناقشة الملاحظات الواردة بالتقرير.
5- يجب أن تعطى الإدارة الوقت الكافى (خمسة عشر يوما على الأكثر) للرد على تقرير المراجعة الداخلية.
6- يجب أن يكون الرد كتابى وموثق من حيث تسليمه لإدارة المراجعة الداخلية وتاريخ التسليم.
7- يرسل رد الإدارة إلى رئيس فريق العمل الذى يقوم بدراسة ردود الإدارة.
8- يجب أن يناقش رئيس فريق المراجعة ردود الإدارة مع مدير المراجعة الداخلية وتقرير ما يتعلق بشأنها.
9- إذا كان هناك أمور تتطلب ضرورة التعقيب على رد الإدارة فإنه يجب اتباع نفس قنوات الاتصال بشأنها.
