مبادئ العملية الإدارية داخل منظمات الاعمال الحكومية- د.سامي الطوخي

 تمارس كافة المنظمات العديد من الوظائف الإدارية التى تستهدف فى جميع الاحوال تحقيق اهداف المنظمة ورضا العملاء الداخليين والخارجيين ، وحتى يتحقق ذلك لابد من ان يتوافر فى إداء العمل الادارى مجموعة من السلوكيات والآداب والمبادئ التى تحسن من العلاقات الداخلية بين زملاء العمل والرؤساء والمرؤسين وتحقق الرضا الوظيفى من ناحية ، كما تحسن الصورة الذهنية للمنظمة لدى الجمهور وعملاءها الخاريجيين من ناحية اخرى .و نتناول ذلك فيما يلى:

1.  فى مجال صناعة الخطة :

  اعلان مشروع خطة المنظمة على كافة الاطراف المعنية (العملاء الداخليين والخارخيين ) قبل اقرار واعتماد الخطة بشكل نهائى من السلطة المختصة .

    تلقى ملاحظات الاطراف المعنية داخليا وخارجيا ومقترحاتهم واعتراضاتهم ودراستها واجراء التعديلات اللازمة .

    اتاحة الملاحظات والمقترحات والاعتراض للاطلاع العام فى شفافية تامة لاثراء الحوار حول صناعة الخطة .

  تنظيم جلسات استماع وتقيم عامة حول مشروع الخطة واعتمادها بعد اجراء التعديلات التى اسفرت عنها جلسات الاستماع .

2.  فى مجال التنظيم واعداد الهياكل التنظيمية :

    الاخذ بأسلوب الهياكل التنظيمبة المفرطة قليلة المستويات لتفعيل عمليات التواصل بين القادة والمشرفين والمرؤسيين .

    تمكين العاملين من صناعة واتخاذ القرارات المعنية بوظائفهم من خلال الاعداد الجيد لبطاقات وصف الوظائف .

    الاخذ بنظام دوائر الجودة لتطوير النظم والعمليات والخدمات بمشاركة المهتمين من العملاء الداخليين .

3.  فى مجال التوجيه :

    فى القيادة :

–         اتباع سياسة الباب المفتوح .

–         صناعة واتخاذ القرارت بالمشاركة .

–         تحديد  القيادة بمدة معينة .

–         اعلان الشروط الموضوعية للتنافس على القيادة .

–         شفافية اعمال القيادة .

–    ان تسمح نظم الترقى بأختراق الوظائف العليا دون التقيد بالمدد البينية ، طالما توافرت فى الموظف القدرات المهنية المتطلبة للوظيفة الاعلى .وتوفرت الوسائل اللازمة لقياسها بموضوعية ونزاهة وشفافية . 

    فى تقببم الاداء :

–         وضع واعلان معدلات للاداء قبل اجراء عمليات التقييم .

–         وضع واعلان مواثيق اخلاقية للعمل وسلوكيات محددة تدخل كجزء اساسى فى عملية التقييم .

–         اتباع وسائل التقييم المتبادل ( الرئيس يقيم المرؤس – المرؤس يقيم الرئيس ) .

–   الموظف يجرى تقييم لنفسه اولا ويسببه ويحدد مواطن القوة فى اداءه (انجازاته –مقترحاته ) كما يذكر مواطن الضعف فى اداءه ويحدد الاسباب ويحدد مدى احتياجه للتدريب من الرئيس او الزملاء او توفير حقيبة تدريبية للتعلم الذاتى او التدريب التقليدى .

–         الموظف يحدد مدى احتياجه للنقل لوظيفة اكثر تناسبا مع قدراته المهنية 

    فى التدريب :

–         اتباع نظم المنظمة المتعلمة ذاتيا .

–         التدريب الذاتى لمعرفة المعلومات والمهارات التى يستطيع الموظف ان يتعلمها بنفسه .

–         الزملاء يدرب بعضهم بعضا .

–         الرئيس يدرب مرؤسه .

–         المرؤس يدرب الرئيس .

4.  فى مجال المتابعة والرقابة والمساءلة:

    اعلان كافة قواعد العمل فى شفافية تامة مع اعلان قواعد الثواب والعقاب .

    الاخطار الفورى بالاخطاء والجزاءات .

    نشر تقارير المتابعة والرقابة .

    ذكر السلبيات مع حلول ومقترحات تجنبها .